E-Rechnung

Über die E-Rechnung

Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Format für Rechnungen. PDFs zählen nicht als elektronische Rechnung, die neuen Formate sind: XRechnung oder ZUGFeRD.

Ab wann und für wen gilt die Pflicht zur E-Rechnung?

Ab 2025 müssen alle Unternehmen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Je nach Umsatz besteht die Pflicht zum Versand der E-Rechnung ab Januar 2027 bzw. 2028. Für Lieferanten der öffentliche Verwaltung gilt die Pflicht bereits ab 2020. Ausgenommen von der Versendungspflicht sind umsatzsteuerbefreite Unternehmer nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Kleinunternehmer nach § 19. Die Pflicht gilt zudem nicht für Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen unter 250 €.

Ist die Einführung der E-Rechnung aufwendig?

Insbesondere für kleine Unternehmen ist der Zeitaufwand für die Umstellung auf die E-Rechnung eher sehr gering bis moderat (Ismer, R., Jackl, Q., & Landsberg, A., 2024). Es hängt aber immer von Ihren individuellen Ausgangsbedingungen und Prozessen ab. Mit meiner Unterstützung können Sie in rund einer Woche vollständig auf die E-Rechnung im Versand, Empfang und in der Archivierung umgestellt sein. Gerne helfe ich Ihnen, die Einführung so schnell und reibungslos wie möglich zu gestalten.

XML Format — XRechnung - die reine XML Datei

ZUGFeRD Format — ZUGFeRD-Rechnung – eine hybride Version mit einem menschenlesbaren PDF und einem XML-Datensatz. Hier sieht man den im PDF eingebetteten XML-Code.

Vorteile der E-Rechnung

Effizienzsteigerung

Die Einführung der E-Rechnung ermöglicht eine deutliche Steigerung der Effizienz, indem Prozesse automatisiert werden. Dadurch können Unternehmen schneller und fehlerfreier arbeiten. Papierrechnungen wird es kaum noch geben und Sie können Ihren Rechnungseingang standardisieren.

Digitalisierungsimpuls

Sie ermöglicht nicht nur die Modernisierung und Überarbeitung veralteter Strukturen, sondern auch die Nutzung von Automatisierungspotenzialen. Mit der Einführung können weitere Optimierungsmöglichkeiten angegangen werden, wie zum Beispiel die automatische Übernahme von erbrachten Leistungen in die Rechnung oder eine schnellere Umsatzsteuervoranmeldung.
Darüber hinaus wird die Digitalisierung in Deutschland insgesamt vorangetrieben: Das Land bzw. die gesamte EU verständigt sich auf standardisierte digitale Formate.

Kosteneinsparungen

Durch den Einsatz von E-Rechnungen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Vor allem durch die schnellere Verarbeitung und die Erleichterung der Buchhaltung. Die Unternehmer*innen, die ihre Rechnungen aktuell postalisch senden, sparen Papier und Postgebühren.
Die Einsparungen werden mit höherer Anzahl an Ein- und Ausgangsrechnungen höher und gelten eventuell nicht für sehr kleine Unternehmen. Dort gibt es je nach Bedarf auch kostenlose Tools.

Herausforderungen durch die E-Rechnung

Neue Regeln und Prozesse

Die Einführung der E-Rechnung erfordert das Lernen von und die Anpassung an neue Regeln und Prozesse. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die neuen Abläufe in ihre bestehenden Systeme integrieren. Das kostet vor allem Zeit.

Unternehmer*innen sowie Mitarbeiter müssen für die Nutzung der E-Rechnungen umfassend geschult werden. Dies beinhaltet sowohl technische Schulungen zur Handhabung der entsprechenden Software als auch die Vermittlung des Verständnisses für die neuen Arbeitsabläufe und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Individuelle Rechnungen

Die E-Rechnung birgt Herausforderungen, insbesondere bei komplexen Rechnungen und bestimmten Sonderfällen, beispielsweise beim Ausmaß von Arbeiten auf einer Baustelle. Auch komplex aufgebaute Rechnungsposten, die detaillierte Spezifikationen und Berechnungen enthalten, erfordern gegebenenfalls eine Erweiterung. Einfache Rechnungen, wie zum Beispiel für eine Beratungs-Pauschale, sind von dieser Herausforderung nicht betroffen: Die Handhabung bleibt unkompliziert.
Viele der heutigen Rechnungsinhalte, die spezifische Details und Erklärungen umfassen, könnten künftig in den Rechnungsanhang verschoben werden. Dabei bleiben PDF-Dokumente weiterhin erlaubt. So können detaillierte Informationen flexibel und übersichtlich beigefügt werden.

Mehrere Rechnungsformate

Unternehmen müssen in der Lage sein, sowohl ZUGFeRD als auch XML zu verarbeiten und sicherzustellen, dass diese Formate korrekt in ihre Systeme integriert werden. Die Formate haben jedoch eines gemeinsam: Sie folgen der Norm EN 16931. Eine geeignete Software sollte beide Formate unterstützen und validieren können.
Wichtig ist: Es zählt was der maschinell lesbare Code aussagt, und nicht, was das Auge sehen kann! Auch wenn sich ZUGFeRD und PDF-Rechnung auf den ersten Blick ähnlich sehen, müssen diese unterschiedlich behandelt werden. Handschriftliche Notizen oder Änderungen in der menschlich sichtbaren Oberfläche sind ungültig.
Falls Bedenken wegen Doppelstrukturen bei Privat- und Geschäftskunden bestehen, gibt es einfache Tricks, um diese zu vermeiden. (Wie zum Beispiel das Senden von ZUGFeRD Rechnungen für alle.)

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen werden am besten mit einer geeigneten Software erstellt. Der Aufbau von E-Rechnungen ist genormt und standardisiert und kann daher nur mit einigem Aufwand selbst abgebildet werden. Ob Sie Ihre bisherige Rechnungsstellung (z.B. Rechnungspositionen, Anlagen) anpassen müssen, ist im Einzelfall zu prüfen. Gerne berate ich Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software und prüfe, ob Sie Ihre Rechnungsstellung umstellen müssen.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Für den Empfang von E-Rechnungen ist ein E-Mail-Postfach ausreichend. Die Übermittlungswege für E-Rechnungen sind nicht weiter vorgeschrieben. Neben dem Empfang sind vor allem die Visualisierung, Validierung und Archivierung von E-Rechnungen relevant. Validieren bedeutet, dass Sie prüfen müssen, ob eine Rechnung der Norm EN-16931 entspricht. Archivieren müssen Sie die Rechnungen wie bisher GoBD-konform - digital empfangene Rechnungen müssen also digital und revisionssicher archiviert werden. Zur Visualisierung von E-Rechnungen stellt ELSTER ein kostenloses Tool zur Verfügung.

Wie setze ich die E-Rechnungspflicht um?

Meine Empfehlung: Denken Sie in einem ganzheitlichen Prozess und nicht nur in Teilschritten (z.B. nur die Visualisierung von E-Rechnungen). Schauen Sie sich Ihre Rechnungseingangs- und -ausgangsprozesse an und sehen Sie, wie Sie durch die E-Rechnung den größtmöglichen Nutzen für sich generieren können. Es gibt nicht die eine Lösung oder den einen Weg zur Vorbereitung. Es hängt unter anderem von Ihrer aktuellen Rechnungsstellung und Ihrem Geschäftsmodell ab. Dennoch gibt es einige Punkte, die helfen können, die Einführung so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Gerne unterstütze ich Sie in diesem Prozess, berate Sie und wähle die für Sie beste Softwarelösung aus. Kontaktieren Sie mich gerne über untenstehendes Formular.